domingo, 10 de abril de 2011

VENTANA DE APLICACION

En este tema veremos la ventana de aplicación de Excel la cuan se clasifica asi:
  • Barra  de Título
  • Botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar
  • Barra de Menús
  • Barra de Herramientas
  • Barra de Formato
  • Barra de Fórmulas
  • Botones de Desplazamiento entre Hojas
Cuando abrimos Microsoft Excel se abre una ventana como esta:


Ventana Microsotf Excel 2003.


La cual se divide así:

División de La ventana de aplicación de Microsoft Excel 2003.

Después de ver la imagen anterior, explicaremos como se divide:

Barra de Estado o Título
Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el ícono del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo o fichero. Si se acaba de abrir aparecera como "Libro 1".

Botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar
Se encuentra en la barra de estado o título en la parte derecha aparecen los íconos de minimizar ventana, maximizar/restaurar la ventana y cerrar la ventana (Estos tres íconos son típicos de Windows).

Barra de Menús
Se encuentra debajo de la barra de título o estado, esta barra contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús. Los cuáles son:
  • Archivo
  • Edición
  • Ver
  • Insertar
  • Formato
  • Herramientas
  • Datos
  • Ventana
  • Ayuda
Barra de Herramientas o Iconos
En Microsoft Excel hay trece barras de herramientas predefinidas que contienes botones que proporcionan un acceso fácil y rápido a los comandos de uso más frecuente. Esta se divide en dos barras que son:
  • Barra de Herramientas Estándar: Contiene botones con las opciones más utilizadas para manejar los archivos. Estos son "Nuevo", "Abrir", "Guardar", "Imprimir", "Vista Preliminar", "Ortografía", "Cortar", "Copiar", "Pegar", "Pegado Especial","Deshacer", "Rehacer" e "Hipervínculo"
  • Barra de Herramientas de Formato:Contiene los botones para elegir el Tipo de Fuente, Tamaño, Tipo de Letra, Alineación, Bordes, Sombreado, Negrita, Cursiva, Subrayado, Color de Fuente y Color de Relleno.

Barra de Fórmulas
Está situada bajo la barra de Formato, es la barra donde se van a editarlos datos introducidos en la hoja de cálculo. Esta barra contiene cuatro elementos que son:
  • Cuadro de Referencia:Recoje la dirección de la celda u objeto activo.
  • Botón con la Fecha Hacia Abajo:Abre la lista con los nombres asignados a celdas o grupos de celdas.
  • Cuadro con  Tres Botones:En este cuadro solo aparecen dos si se está introduciendo o modificando datos. El botón Cancelar (x) que se utiliza para anular los datos introducidos, el botón Introducir (√) que se utiliza para aceptar la entrada y el botón de Introducir/Modificar Fórmula (=) que sirve para acceder a la paleta de fórmulas que asiste al usuario en la contrucción de las mismas.
  • Cuadro de Edición:Muestra el contenido de la celda activa con independencia de su formato.
Barra de Estado
Está situada en la parte inferior de la barra de edición, muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En esta barra aparecen tres áreas diferentes que son:
  • Area de Modo de Trabajo:Muestra una breve información del estado o modo de trabajo de la hoja.
  • Area de Autocalcular:Muestra cuando se tiene selecionada dos o más celdas la suma de sus valores, o el promedio, etc.
  • Area de Estado del Teclado:Indica si determinadas teclas están o no están activadas.
Botones de Desplazamiento Entre Hojas
Estos se encuentran en la parte inferior izquierda Y sirven como dice el nombre para desplazarse o moverse entre las hojas, siempre y cuando esteén arias hojas en la barra de estado.

Reflexión
"Para empezar la ventana de aplicación de Excel se divide en distintas barras como es la barra de estado y la barra de herramientas las cuales tienen distintas funciones como es el cambiar el tamaño y formato de la letra copiar y pegar datos de un documento a otro, se pueden añadir graficas(la cuál se encuentra en la barra de menús)"

miércoles, 30 de marzo de 2011

LISTAS, ORDENAMIENTOS Y FILTROS

LISTAS

Definición
Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.
Nota  No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar de compartir el libro.
Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.
Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

Botones Buttons: Sort Ascending & Sort Descending

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente
Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!

Diálogo

Diálogo: OrdenarUsar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   
Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.
Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!
También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente! 


Ordenar: Botón

  1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
     
  2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
     
  3. Clic en el botón  Button: Sort Ascending Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.  
    Lista: ordenar con Col. A
    Una lista alfabética de clientes sería útil para muchas tareas. Sin embargo, también hay otros ordenamientos útiles.
     
  4. Deshacer.

Ordenar: Diálogo Ordenar  

  1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
     
  2. Diálogo: Ordenar: columna ViajeSeleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.
     
  3. En el cuadro de texto Ordenar porseleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje.  Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)
     
  4. Lista: Ordenar por ViajeClic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje. Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.
     

Crear Lista Personalizada 

  1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
     
  2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas.
     
  3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)   Diálogo: Opciones - Listas personalidas - nueva lista con viajesTahití
    Nueva Zelandia
    Mundo
    Otro
     
     
  4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.
     
  5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.

Ordenar: Lista Personalizada  

  1. Diálogo: Opciones de ordenaciónCon las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )
     
  2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
    List de listas personalizadas
  3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
     
  4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.
    Diálogo: Ordenar - primer ordenar por Viaje, luego por Cliente
  5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!
  6. Class disk Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito. Normalmente eso estaría muy bien, pero podría desear  a veces más tarde  retroceder a la versión anterior. Se le darán las instrucciones para guardar los resultados de cada lección bajo un nuevo
    full floppy diskComo manejar un disco lleno
viajes2.xls - después ordenar con lista personalizada












FILTROS


Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
  1. Autofiltro.
  2. Filtro avanzado.

Autofiltro
Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado
Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.


Autofiltro

Es la manera más rápida de mostrar sólo los elementos que desea mostrar en una lista.
  • Ubique su cursor en una celda que contenga los títulos de la planilla
  • Elija en el menú Datos la opción Filtro
  • Luego seleccione Auto filtro
  • Aparecerán al comienzo de cada columna flechas que apuntan hacia abajo y, dentro de ellas se podrá seleccionar sólo el registro que se desea visualizar
  • Para desactivar los filtros realice los mismos pasos indicados anteriormente
Filtros - Autofiltro
Filtros - Resultado del Autofiltro
Filtros en una hoja de datos
Al hacer clic sobre una de las flechas de las columnas, se le mostrarán las opciones de filtrado. Éstas son los valores que toma la columna a lo largo de la lista. Además, se pueden elegir las opciones:
Las 10 más… Se mostrarán los primeros diez registros que reúnan un determinado criterio. Cuando se selecciona esta opción se abre la siguiente caja de diálogo:
Autofiltro de los diez mejores
Personalizar… Se pueden usar los operadores lógicos. Al elegir esta opción se activa la siguiente caja de diálogo:
Autofiltro personalizado



     

    1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.
    2. El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.
    3. La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.
    4. Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
    5. Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

    Las ventajas de las listas
    • Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
    • Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
    • Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
    • Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.
    Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que desea analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

    Importar datos de bases de datos y archivos
    Para importar datos a Excel desde la mayoría de los orígenes de datos, puede elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic en Importar datos y, a continuación, elegir los datos que desea importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.
    El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo origen en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, permite importar datos desde las conexiones de datos externas no disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Estos orígenes pueden incluir los orígenes de datos OLE DB (incluidos los cubos OLAP y los servidores Exchange) y los orígenes de datos suministrados por un administrador del sistema. No es posible filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos.
    El método de conexión predeterminado al importar datos con el Asistente para la conexión de datos es a través de proveedores de OLE DB. Los archivos .odc (conexión de datos de Office) resultantes pueden abrirse para su visualización en Internet Explorer y modificarse en Excel, el Bloc de notas y otras aplicaciones de Microsoft Office si el archivo no señala un origen de datos OLAP.
    El Asistente para la conexión de datos también proporciona acceso a un origen de datos denominado servicio de obtención de datos. Se trata de un servicio Web instalado en Windows SharePoint Services para conectarse a datos y recuperarlos. Para utilizar un servicio de obtención de datos, una aplicación cliente, como Excel, envía una solicitud de consulta mediante HTTP (HTTP: protocolo de Internet que entrega información en World Wide Web. Hace posible que un usuario con un programa cliente introduzca una dirección URL (o haga clic en el hipervínculo) y recupere texto, gráficos, sonido y otra información digital de un servidor Web.) al servicio de obtención de datos en Windows SharePoint Services.
    El servicio de obtención de datos envía dicha solicitud al origen de datos y, a continuación, pasa los datos devueltos a la aplicación cliente como XML. Al importar datos a Excel desde un servicio de obtención de datos, se crea automáticamente una lista XML enlazada a datos en la hoja de cálculo. Tras agregar dicha lista a la hoja de cálculo, se pueden usar los comandos en el submenú XML del menú Datos o la barra de herramientas XML y lista para actualizar los datos, modificar la consulta o establecer las propiedades de la asignación XML asociada a la lista XML.
    La instalación predeterminada de Windows SharePoint Services incluye un servicio de obtención de datos para conectarse a los datos en las listas de SharePoint. Un administrador de sitios de SharePoint puede instalar Componentes WebPart de Microsoft Office a fin de agregar otros servicios de obtención de datos para Microsoft SQL Server y Microsoft Business Solutions. El programa de instalación para Componentes WebPart de Microsoft Office está disponible en el sitio Web de descargas en Microsoft Office Online.
    Nota  Para traer datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) a Microsoft Excel, es necesario tener acceso a los datos. Si el origen de datos externos al que desea tener acceso no está en el equipo local, puede ser necesario ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para obtener la contraseña, el permiso de usuario u otra información sobre la conexión.

    Importar datos con Microsoft QueryEn la mayoría de los casos, puede importar datos utilizando el comando Importar datos, tal como se describe en el apartado anterior. Utilice Query u otro programa sólo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como las siguientes:
    • Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.
    • Crear una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.).
    • Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
    • Unir varias tablas.
    Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fácilmente accesible desde dentro de Excel, para realizar estas tareas de consulta especializadas.
    Puede utilizar Query para configurar orígenes de datos ODBC y recuperar datos. En Query, puede utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) simple, o puede emplear criterios más avanzados en Query para crear una consulta más compleja. Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
    También es posible utilizar el intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.) con Query. Para obtener más información sobre DDE, consulte la Ayuda de Query.
    Para importar datos con Query, primero es necesario:
    • Instalar Query: Query, incluido el Asistente para consultas, es una función opcional para Excel. En general, el sistema le indicará que instale Query al elegir Obtener datos externos en el menú Datos y hacer clic en Nueva consulta de base de datos.
    • Instalar controladores ODBC: Se requiere un controlador ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQL Server, requiere un controlador diferente.) para recuperar datos en las bases de datos relacionales, archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se instala Query, se instala automáticamente un conjunto de controladores ODBC. Si se utiliza un controlador no instalado con Query, se deberá instalar el controlador por separado.
    • Instalar controladores de origen de datos: Se requiere un controlador de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.) para recuperar datos de origen OLAP. Query admite la conexión con bases de datos creadas utilizando los servicios OLAP de Microsoft SQL Server; cuando se instala Query, se instala automáticamente el soporte para este tipo de bases de datos OLAP. Para conectarse con otras bases de datos OLAP, es preciso instalar un controlador de origen de datos y software de cliente.
    Para obtener más información, consulte la Ayuda de Query.

    Importar datos del WebPara importar datos procedentes de una página Web, elija Obtener datos externos en el menú Datos y haga clic en Nueva consulta Web. Debe tener acceso al World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.) a través de la intranet de su organización o un módem instalado en el equipo o la red, o bien puede realizar una consulta de código de origen HTML o XML local.

    Importar datos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA)Puede utilizar una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) de Visual Basic para Aplicaciones (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.) para obtener acceso a un origen de datos externos.
    Según el origen de datos, utilizará objetos de datos ActiveX (ActiveX Data Objects (ADO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con OLE DB para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos.) o bien objetos de acceso a datos (Data Access Objects (DAO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con ODBC y Microsoft Jet para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos de la estructura de base de datos.) para recuperar datos con VBA.
    Si desea utilizar una macro creada en Excel versión 5.0 o anterior, haga clic en Complementos en el menú Herramientas y, a continuación, compruebe que esté activada la casilla de verificación Complemento ODBC.
    Para obtener más información sobre el procedimiento para crear macros en Visual Basic para Aplicaciones, consulte la Ayuda de Visual Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, elija Macro en el menú Herramientas y haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic.).
    Nota  Mientras se esté grabando una macro que incluya una consulta, Excel no podrá ejecutar la consulta en segundo plano, ni siquiera si se elige ejecutarla de este modo. Para cambiar la macro grabada para que se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic y cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de "BackgroundQuery := False" a "BackgroundQuery := True".

    Actualización de datosExcel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre las que se incluyen la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática de los mismos a intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando y también puede comprobar el estado de la actualización en todo momento.
    Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) externo requiere una contraseña (contraseña: palabra, frase o cadena de caracteres utilizada para enviar el acceso no autorizado a una base de datos. Para obtener acceso a la base de datos, debe escribir la contraseña correctamente.) para tener acceso a los datos, puede hacer que sea necesario insertarla cada vez que se actualice el rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).
    Cuando se amplía un rango de datos externos y se reciben más registros, Excel puede copiar fórmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permanezcan junto a los datos correspondientes.
    También es posible elegir cómo agregar datos nuevos a la hoja de cálculo.

    Asignar nombre a los rangos de datos externosExcel asigna nombres automáticamente a los rangos de datos externos de la siguiente manera:
    • Los rangos de datos externos procedentes de los archivos de conexión de datos de Office (archivo de Office Data Connection (ODC): archivo que almacena información acerca de una conexión a un origen de datos (como un origen de datos OLE DB) y los datos asociados con la conexión.) (ODC) reciben nombres con la extensión .odc.
    • Los nombres de los rangos de datos externos de las bases de datos se basan en el nombre de la consulta; el nombre predeterminado del origen de datos utilizado para crear la consulta sería Consulta_de_origen.
    • Los rangos de datos externos procedentes de archivos de texto reciben el nombre del archivo de texto.
    • Los rangos de datos externos de consultas Web (consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.) reciben el nombre de la página Web desde la cual se recuperaron los datos.
    Si la hoja de cálculo contiene más de un rango de datos externos del mismo origen, los rangos se numeran. Por ejemplo, MiTexto, MiTexto_1, MiTexto_2, etc.
    También es posible cambiar el nombre de un rango de datos externos en el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos.

     ORDENAMIENTOS
    Para evitar que las celdas de la hoja sean accidentalmente alteradas, principalmente aquellas que contienen fórmulas, el Excel posee el recurso de protección. Una vez activado, todas las celdas de la hoja no podrán ser modificadas.
    Mientras tanto, las celdas que recibieron los datos a ser utilizados no deberán estar protegidas, pues, en caso contrario, los datos no podrán ser digitados por el usuario.
    Por lo tanto, al utilizar el recurso de protección, el Excel permite que Ud. proteja toda la hoja, pero también desproteja determinados rangos de celdas, para que en estos rangos puedan ser digitados los datos.
    Para utilizar el recurso de protección de una hoja de cálculo, Ud. debe seguir los siguientes pasos.
    1. Inicialmente, maque el rango de celdas a ser desprotegido, o sea, que podrán ser alterados.
    2. Ejecute un clic en la opción Formato, Celdas...Proteger del menú.
    3. Desactive la opción Bloquear para desproteger el bloque marcado.
    4. Ejecute un clic en el botón Aceptar para confirmar.
    5. Ejecute un clic en la opción Herramientas, Proteger, Proteger hoja. Para activar la protección del resto de las celdas.
    ORDENANDO Y LOCALIZANDO LOS DATOS EN LA HOJA.
    Ordenando O Clasificando Las Filas De La Hoja.
    1. Inicialmente, marque el rango de las filas a ser ordenado.
    2. Ejecute un clic en la opción Datos, Ordenar del menú.
    3. Entre con el nombre de la columna que servirá de llave primaria de ordenamiento en el primer cuadro y seleccione el sentido del ordenamiento. (Ascendente o Descendente).
    4. Deje en blanco o entre con el nombre de la columna que servirá de llave secundaria de ordenamiento en el segundo cuadro y seleccione el sentido del orden (ascendente o descendente).
    5. Ejecute un clic en el botón Aceptar para confirmar el ordenamiento.
    Localizando Un Texto O Valor En La Hoja.
    1. Inicialmente, marque el rango donde Ud. desea localizar el dato. Para localizar datos en la hoja Enter, seleccione apenas una celda.
    2. Ejecute un clic en la opciones Edición, Buscar del menú.
    3. Digite en el cuadro Buscar el dato a ser localizado (los caracteres "*" y "?" pueden ser utilizados como máscaras de substitución de otros caracteres).

    REFLEXION

    Con la ayuda de las listas nos facilita la administracion de los grupos de datos relacionados en excel, este nos ordena los datos para facilitarnos la manera cuando los estemos buscando asi no se nos complica tantos.

    con los ordenamientos  es un poco comparativo con lo de las listas pero no es lo mismo porque con este  nos los oredena en orden alfabetico a fin de  facilitarnos la busqueda de los datos  es el mismo proposito de las lista pero pues en este caso no no los agrupa.

    Con el filtro aprendimos que nos  facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.


    Importar datos

    martes, 29 de marzo de 2011

    FUNCIONES EN EXCEL

     ¿Que es una funcion?

    Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
    El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
    Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

    Estructura de una función

    A partir de aquí veremos la parte sustancial de Excel: las fórmulas. El entender las fórmulas de Excel es la base de la aplicación y en donde radica todo su potencial.
    Las fórmulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la planilla. Las fórmulas pueden contener números, operadores, referencias, e incluso otras funciones.
    Las indicaciones para escribir una fórmula son:
    • Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.
    • En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).
    • Toda fórmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar una comparación y en base a eso realizar la comparación.
    • Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán ir entre comillas.
    • Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.
    • El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.
    • Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.
    • Los argumentos se deberán separar con punto y coma. 

      Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el  A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.


      El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
      Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

      Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
      Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
      • Presione CTRL+C.
      • En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.
      • En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
       Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.
      • Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.
      Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

       
      1
      2
      3
      4
      5
      6
      7

      8

      9

      10
      ABC
      Datos

      101532
      7

      9

      27

      2

      FórmulaDescripciónResultado
      =PROMEDIO(A2:A6)Promedio de los números en las celdas A2 a A6.11
      =PROMEDIO(A2:A6;5)Promedio de los números en las celdas A2 a A6 y el número 5.10
      =PROMEDIO(A2:C2)Promedio de los números en las celdas A2 a C2.19


      Ejemplificacion de funciones  matematicas

      En este espacio quiero invitarlos a participar en una serie de actividades de matemática utilizando el programa Excel.
      Este programa es muy útil y fácil de usar, sólo hay que conocer algunos aspectos básicos.
      En la siguiente imagen figuran los nombres para ubicar filas, columnas, celdas y barra de fórmulas.



      Para referirnos a una celda primero se escribe la letra de la columna y luego el número de la fila en la que se encuentra la celda. En el ejemplo en la celda C1 se multiplican los valores de las celdas A1 x B1. En la barra de fórmulas se ve la operación.

      En Excel toda operación matemática comienza con el signo = seguido de la operación Ej: si queremos multipliar los datos que figuran en las celdas A1 y B1 escribimos en la celda C1 lo siguiente: =A1*B1 luego apretamos ENTER y el resultado se verá en la celda C1
      Para la multiplicación se usa el signo * , en la división el signo /, para la suma + y para la resta -.
       Toda operación matemática en Excel comienza con el signo =
       

      Ejemplificacion de funcion potencia
      La función POTENCIA sirve para elevar un número a una potencia. La función requiere dos (2) argumentos:
      Numero: El numero que queremos elevar.
      Potencia: La potencia a la que queremos elevar el valor que indicamos como número.
      Ejemplo de operación: Cual es el resultado de elevar 16 a la séptima potencia.
      La función sería entonces:
      =POTENCIA(16,7)
      El resultado es que 16 elevado a la 7ma potencia es igual a: 268435456
      Por último, es importante mencionar que los argumentos pueden ser referencia a celdas que tengan un valor numérico como se muestra en la siguiente imagen:

      Reflexion
    "La función "SI" es de mucha utilidad para muchas personas, por ejemplo, los maestros ya que para calificar (Además de utilizar la función "PROMEDIO") usan la funcion "SI" para edterminar si el alumno está aprobado o no."

      

    TIPOS DE HOJAS DE CALCULO


    CONSTANTES
    Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numericos y fecha/hora.
    • Tipo de dato Texto
      Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.
    • Tipo de datos Numéricos
      Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.
    • Tipos de datos Fecha/Hora
      Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).
      Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).  

    OPERADORES RELACIONALES

    Operadores relacionales

    Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Si el resultado de la comparación es correcto la expresión considerada es verdadera, en caso contrario es falsa. Por ejemplo, 8>4 (ocho mayor que cuatro) es verdadera, se representa por el valor true del tipo básico boolean, en cambio, 8<4 (ocho menor que cuatro) es falsa, false. En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores, y a continuación su significado mediante un ejemplo.
    Operadornombreejemplosignificado
    <menor quea<ba es menor que b
    >mayor quea>ba es mayor que b
    ==igual aa==ba es igual a b
    !=no igual aa!=ba no es igual a b
    <=menor que o igual aa<=5 a es menor que o igual a b
    >=mayor que o igual aa>=ba es menor que o igual a b
    Se debe tener especial cuidado en no confundir el operador asignación con el operador relacional igual a. Las asignaciones se realizan con el símbolo =, las comparaciones con ==.
    REFLEXION

    los operadores relacionales nos funcionen para comparar dos valores en nuestra hoja. de calculo asi nuestros resultados son correctos la exprecion es verdadera, y si no es correcto pues da falso.
    Los operadores relacionales son "operaciones" binarias por que necesitan 2 argumentos para que arroje si la comparación es verdadera o falsa como en los ejemplos anteriormente mostratos en todo el tema.La comparación no solo abarca los valores añadidos en una celda tambien puede comparar rótulos."




    miércoles, 23 de marzo de 2011

    GRAFICAS

    Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

    REFLEXION
    Los graficos no sirven para representar nuestros datos de forma exparcida, los interpreta de forma mas cencilla para q nosotros los visualicemos de una manera mas facil.



    Nuestro primer paso, para facilitar el trabajo posterior, será seleccionar el rango con todos los datos, incluido las cabeceras de títulos, i.e., el rango A1:C5. Una vez hecho esto, ya podemos activar el Asistente para gráficos, mediante el icono existente a tal efecto en nuestras barras de herramientas o desde el Menú Insertar > Gráfico... Este Asistente tiene cuatro pasos a completar/configurar.
    Los pasos son los siguientes:
    • tipo de gráfico:
      En este primer paso debemos seleccionar el tipo de gráfico, entre sus distintas categorías, que mejor refleje los datos seleccionados.

      en nuestro ejemplo he optado por el gráfico de Líneas
    • datos de origen:
      Esta etapa es quizá la más importante, ya que es aquí donde se configura la colocación de las Series de datos. Disponemos de dos pestañas a definir (Rango de datos y Series).
      En la primera pestaña de Rango de datos, confirmaremos dónde se hallan nuestros datos:

      En la segunda pestaña de Series, definiremos las series de manera independiente, asignándoles una celda para el Nombre de la serie, y concretando qué Serie queremos como Rótulo del eje de categorías(X). Deberemos corregir la configuración dada por defecto, de tal forma que, la Serie Año nos aparezca en el eje de categorías, por lo que la eliminaremos de 'Serie' para incluirlo inmediantamente en 'Rótulo del eje de categorías(X)'

      quedaría entonces
    • opciones de gráfico:
      En este paso nos encontramos diferentes pestañas (Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos y Tabla de datos) que nos permitirán añadir o configurar aspectos del gráfico no críticos, es decir, es información complementaria sobre el gráfico. Tan sólo incluiré el nombre del gráfico que quiero asignarle en la pestaña de Título, como Título del gráfico = 'Comparativa interanual'
    • ubicación del gráfico:
      en el último paso decidimos en que lugar de nuestra Hoja de cálculo queremos colocar el Gráfico resultante, bien en forma de objeto en la misma hoja donde se encuentran los datos o bien en una nueva hoja del tipo gráfico.

      optaremos por posicionarlo, en forma de objeto, al lado de nuestros datos.

    Finalmente hemos obtenido el siguiente gráfico:



    REFLEXION
    Los graficos no sirven para representar nuestros datos de forma exparcida, los interpreta de forma mas cencilla para q nosotros los visualicemos de una manera mas facil.

    viernes, 18 de marzo de 2011

    FUNCION "SI"












    La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis:
    =SI(Condición;Verdadero;Falso)
    Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:







    Observa el gráfico.Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa del descuento).
















    Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente:
    =SI(C1="Contado";B3*10%;0;)
    Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En  tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:










    Vamos ha hacer otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con "Apto" o "No Apto". "Apto" si la nota es mayor a 5 y "No Apto" si es menor a 5.
    Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo. 
     






     

    Para entender esta función vamos a realizar una pequeña planilla donde tendremos por cada registro o fila el nombre, y 3 notas para cada persona. En la cuarta columna calcularemos el Promedio de estas tres notas (si o recuerda como calcular el promedio vea el ejercicio básico de excel).
    La quinta columna nos servirá para indicar la situación del alumno, la cual será aprobado en el caso de que su promedio sea mayor o igual a 4.0, o reprobado en el caso de que sea menor que 4.

    Para estimar la situación de cada alumno procederemos de la siguiente manera: nos situamos en la celda donde vamos a calcular la situación del primer alumno (celda F2) y presionamos el piloto de funciones . aparecerá la ventana Insertar función. En ella seleccionaremos la categoría Lógicas y luego seleccionaremos la función SI. En la parte inferior del panel aparece una breve reseña de la función:

    SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
    Comprueba si se cumple ua condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

    Presionamos Aceptar y pasamos a la siguiente ventana donde indicaremos los argumentos de la función. Para nuestro caso debemos evaluar si el promedio es mayor o igual que 4, por lo tanto en el argumento prueba_lógica colocamos el nombre de la celda donde esta el promedio (podemos seleccionarla con el puntero del mouse), y a continuacion escribimos mayor o igual que 4 de la forma: E2>=4.

    En el argumento Valor_si_verdadero colocamos el valor que deseamos para el caso que nuestra condición sea verdadera, que sería Aprobado.
    En el argumento Valor_si_falso colocamos el valor que deseamos para el caso que nuestra condición sea falsa, que sería Reprobado.
    Aceptamos, y luego autocompletamos para el resto de los registros.

    Hay que hacer notar que si seleecionamos la celda donde hemos aplicado la función si, veremos que la forma de escribir la formula manualmente es:
    =si(E2>=4;"Aprobado","Reprobado")

    Formato Condicional

    Las planillas de cálculo nos permiten tambien formatear los datos tabulados en base a alguna condición. Por ejemplo podemos hacer que si cualquiera de las 3 notas o el promedio es menor que 4 se escriba con color rojo o que si es mayor o igual que 4 se escriba con color azul.
    Para ello primero seleccionaremos todas las celdas que tienen contenido numérico.

    Luego vamos al menú Formato, seleccionamos la opción Formato condicional tras lo cual aparecerá la ventana Formato Condicional.
    La Condición 1 la ajustaremos para que el valor de la celda sea mayor o igual que 4.

    Luego precionaremos el botón formato correspondiente a la Condición 1 y ajustaremos el color de fuente para que sea azul.

    Aceptamos, y de vuelta en la ventana Formato Condicional agregamos una segunda condición mediante el botón Agregar. La condición será que el valor de la celda sea menor que 4, y el formato será el color rojo.
    Finalmente nuestro archivo debería verse así:

    Hay que hacer notar que si cambiamos alguna de las notas, automáticamente cambiará el promedio, y si la nota pasa de ser mayor o igual que 4 a ser menor que 4, cambiará de color y viceversa.
    Esta planilla podría servirnos para saber que nota debemos sacarnos para aprobar una asignatura conociendo previamente 2 de las 3 notas.

    REFLEXION

    La funcion "si" en excel nos indica si se cumple una condicion,
    por ejemplo: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.